Solicitar presupuesto ERP a medida para pyme: qué ocurre paso a paso

Resumen: Si estás evaluando un ERP construido a medida para tu empresa, saber qué ocurre desde el primer contacto reduce la incertidumbre y acelera la decisión. En este artículo describimos exactamente qué preguntas hacemos, en qué plazo respondemos y qué no tiene coste hasta que tú lo apruebes. El proceso está diseñado para que llegues a una propuesta real sin invertir tiempo en reuniones que no aportan.

Tabla de contenidos

• Por qué el presupuesto de un ERP a medida no puede ser un precio de catálogo
• Paso 1: el formulario de contacto inicial
• Paso 2: la llamada de diagnóstico (45-60 minutos)
• Paso 3: la propuesta técnica y económica
• Qué no tiene coste hasta que firmas
• Preguntas frecuentes sobre el proceso
• TL;DR
• Lecturas recomendadas

Por qué el presupuesto de un ERP a medida no puede ser un precio de catálogo

Un ERP construido a medida no tiene tarifa pública porque el coste depende directamente de tu operativa: cuántos módulos necesitas, qué integraciones existen con sistemas actuales, qué volumen de datos migras y qué requisitos legales aplican a tu sector.

Dar una cifra sin entender tu proceso sería vender humo. Por eso el presupuesto real solo aparece después de una conversación estructurada, no antes.

Lo que sí podemos decir: los proyectos de Rowan ERP arrancan habitualmente en pymes con entre 10 y 150 empleados, y el desglose de costes —desarrollo, implantación, migración, soporte— se entrega por separado para que puedas comparar con lo que tienes ahora. Si quieres una referencia previa, consulta el desglose realista de costes de implantación ERP para pymes que publicamos con partidas reales.

Paso 1: el formulario de contacto inicial

El proceso empieza con un formulario corto, no con una demo de ventas. Te pedimos:

• Nombre y empresa
• Número de usuarios que usarían el sistema
• Área principal de necesidad (almacén, ventas, compras, producción, tesorería o varias)
• Sistema que usas ahora (ERP legacy, Excel, herramienta de catálogo, combinación de varias)
• Un párrafo libre describiendo el problema concreto que quieres resolver

Ese párrafo libre es lo más valioso. No necesitas redactarlo en términos técnicos: basta con explicar dónde se rompe tu operativa hoy. “Gestionamos 4.000 referencias en Excel y los albaranes los firmamos en papel” es suficiente para entender el punto de partida.

Plazo de respuesta: confirmamos recepción en menos de 4 horas en días laborables y proponemos fecha para la llamada de diagnóstico en un máximo de 48 horas.

Paso 2: la llamada de diagnóstico (45-60 minutos)

Esta llamada la conduce un técnico de proyecto de Rowan Tech, no un comercial. El objetivo es mapear tu operativa real antes de diseñar nada.

Las preguntas habituales se agrupan en cuatro bloques:

Procesos actuales

• ¿Cómo gestionas hoy las entradas y salidas de almacén?
• ¿Tienes trazabilidad por lote o fecha de caducidad?
• ¿Cuántas personas tocan el inventario y desde qué dispositivos?

Integraciones existentes

• ¿Hay un sistema de facturación en uso? ¿Está preparado para Verifactu?
• ¿Usas alguna plataforma de e-commerce, TPV o marketplaces que deban conectarse?
• ¿Tienes API disponible en los sistemas actuales o solo exportación de ficheros?

Requisitos legales y normativos

• ¿Tu sector tiene requisitos específicos de trazabilidad (alimentación, farmacia, industria)?
• ¿Cómo gestionas actualmente la firma de albaranes y su validez legal?
• ¿Tienes auditadas ya las obligaciones RGPD sobre los datos que procesa tu software?

Expectativas del proyecto

• ¿Cuál es el plazo máximo que puedes asumir para la implantación?
• ¿Tienes un equipo interno que pueda participar en las pruebas?
• ¿Hay algún módulo que necesites en producción antes que el resto?

No todas las preguntas aplican a todos los proyectos. Si tu caso es directo, la llamada puede ser más corta. Si la operativa es compleja, podemos acordar una segunda sesión de profundidad sin coste adicional.

Paso 3: la propuesta técnica y económica

Tras la llamada de diagnóstico, elaboramos una propuesta escrita en un plazo de 5 a 10 días laborables. Contiene:

1. Descripción del alcance del proyecto con los módulos incluidos
2. Estimación de horas de desarrollo por módulo
3. Plan de implantación con fases y hitos verificables
4. Coste total desglosado: desarrollo, configuración, migración de datos, formación y soporte
5. Condiciones de mantenimiento posterior

La propuesta es un documento técnico, no una presentación de marketing. Si algo no está claro o quieres cambiar el alcance antes de firmar, lo ajustamos sin coste y sin presión de cierre.

Si tu empresa está en Galicia y puede acogerse a subvenciones de digitalización, lo indicamos explícitamente en la propuesta con los importes aplicables según las líneas IGAPE vigentes.

Qué no tiene coste hasta que firmas

Estos pasos son gratuitos sin condiciones:

• El formulario de contacto
• La llamada de diagnóstico (incluida una segunda sesión si el proyecto lo requiere)
• La propuesta técnica y económica escrita
• Las revisiones de alcance antes de la firma
• La consulta sobre Verifactu, RGPD o integraciones con sistemas actuales

Lo que tiene coste es el desarrollo, la implantación y el soporte, y todo eso aparece detallado en la propuesta antes de que firmes nada.

No trabajamos con contratos de intención ni pedimos señales para reservar agenda. El compromiso económico empieza cuando tú decides que la propuesta encaja con lo que necesitas.

Preguntas frecuentes sobre el proceso

¿Puedo pedir presupuesto si aún no tengo claro qué módulos necesito? Sí. La llamada de diagnóstico existe precisamente para eso. Con la descripción de tu operativa actual, nosotros proponemos el alcance mínimo viable y lo que puede añadirse en fases posteriores.

¿Qué pasa si ya tenemos un ERP y solo queremos añadir un módulo? Lo evaluamos. En muchos casos construimos módulos que se integran con sistemas existentes mediante API REST sin necesidad de sustituir toda la plataforma.

¿Con qué rapidez se puede implantar? Depende del alcance. Un módulo de firma digital de albaranes puede estar operativo en 3-4 semanas. Un ERP completo con migración de datos históricos requiere entre 3 y 6 meses según la complejidad. La propuesta incluye un cronograma específico para tu caso.

¿El software cumple Verifactu de serie? Sí. El cumplimiento de Verifactu está incluido en el módulo de facturación desde el diseño inicial, no como módulo adicional de pago.

¿Los datos de nuestra empresa se alojan en España? Sí. Todos los datos se alojan en servidores dentro del territorio español, un requisito que forma parte de nuestro cumplimiento RGPD por defecto.

¿Hay demo disponible antes de la llamada? Para el módulo de analítica, la demo de Rowan Analytics está disponible sin registro en rowantech.es. Para el resto de módulos, la demo se organiza dentro de la llamada de diagnóstico con datos de ejemplo similares a los de tu sector.

TL;DR

• El proceso empieza con un formulario corto; respondemos en menos de 48 horas con fecha de llamada.
• La llamada de diagnóstico dura entre 45 y 60 minutos y la conduce un técnico, no un comercial.
• La propuesta técnica y económica llega en 5 a 10 días laborables, desglosada por partidas.
• Todo el proceso previo a la firma —contacto, diagnóstico, propuesta y revisiones— es gratuito.
• Verifactu, RGPD y alojamiento en España van incluidos de serie en cualquier proyecto.

Lecturas recomendadas

• Diferencia entre software a medida y ERP estándar: guía para no repetir el error
• Costes de implantación ERP para pymes: desglose realista por partida y tamaño
• Cuándo cambiar de ERP: síntomas medibles que avisan antes de que sea tarde