Qué es Verifactu y cómo afecta a mi empresa

Resumen: Verifactu es el sistema de facturación verificable que la Agencia Tributaria española exige a la mayoría de empresas y autónomos que emitan facturas. Obliga a registrar cada factura con un hash encadenado y, en muchos casos, a enviarla en tiempo real a la AEAT. Si tu software de facturación no cumple los requisitos técnicos, tendrás un problema legal antes de que acabe 2025.

Tabla de contenidos

• Qué es exactamente Verifactu
• Por qué existe: la raíz del problema fiscal
• A quién obliga y a quién no
• Cuándo entra en vigor
• Requisitos técnicos que debe cumplir tu software
• Qué pasa si no cumples
• Cómo adaptar tu operativa sin perder tiempo
• TL;DR
• Lecturas recomendadas

Qué es exactamente Verifactu

Verifactu es un sistema de registro de facturación regulado por el Real Decreto 1007/2023. Obliga a que cada factura que emita tu empresa quede registrada en un sistema informático que genera un código de verificación (hash) encadenado con la factura anterior. Ese encadenamiento hace imposible modificar o eliminar una factura sin dejar rastro.

El nombre viene de “verificación de facturas”. No es sinónimo de factura electrónica, aunque se confunden con frecuencia.

Hay dos modalidades:

• Modo Verifactu: cada factura se envía automáticamente a la AEAT en el momento de su emisión, mediante un servicio web.
• Modo no-Verifactu (LROE): el sistema registra las facturas con hash encadenado pero no las envía en tiempo real. El contribuyente conserva el registro y lo pone a disposición de Hacienda cuando se le requiere.

Ambas modalidades son legales. La diferencia es el momento del envío, no la obligación de registrar.

Por qué existe: la raíz del problema fiscal

El fraude en IVA y en el Impuesto de Sociedades se facilita cuando una empresa puede modificar o borrar facturas de su sistema sin que quede constancia. Los llamados “software de doble uso” o “programas de caja B” permiten llevar dos contabilidades paralelas.

La Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal cerró esa puerta: desde su entrada en vigor, es ilegal vender, distribuir o usar software que permita alterar registros contables sin huella auditable. Verifactu es el desarrollo técnico de esa obligación legal.

El sistema Verifactu genera un hash SHA-256 encadenado entre facturas consecutivas. Cualquier alteración rompe la cadena y es detectable de forma automática por la AEAT.

A quién obliga y a quién no

Están obligados:

• Empresas y autónomos en territorio español (peninsular y Baleares) sujetos al Impuesto de Sociedades o al IRPF en actividad económica.
• Cualquier contribuyente que use un sistema informático para emitir facturas, sea un ERP, un software de contabilidad o una aplicación a medida.

Quedan excluidos por ahora:

• Contribuyentes acogidos al sistema SII (Suministro Inmediato de Información), que ya envían facturas a la AEAT en tiempo real. Incluye grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros anuales y grupos de IVA.
• Empresas en Territorios Forales (País Vasco y Navarra), que tienen su propia normativa foral equivalente.
• Contribuyentes que no usan ningún sistema informático para facturar (prácticamente residual hoy).

Si tu empresa está en el régimen general del IVA y usa cualquier tipo de software para emitir facturas, la obligación te afecta.

Cuándo entra en vigor

El calendario oficial, según el Real Decreto 1007/2023 y las instrucciones posteriores de la AEAT:

1. Fabricantes y distribuidores de software de facturación: debían cumplir los requisitos técnicos antes del 29 de julio de 2025.
2. Empresas obligadas (contribuyentes): el plazo máximo para adaptar sus sistemas es el 1 de enero de 2026, aunque la AEAT puede requerir cumplimiento antes si el software ya está certificado.

Esto significa que si tu proveedor de software actualiza su producto antes de esa fecha, deberías migrar o actualizar antes de que termine 2025. No esperes a enero: los problemas de implantación llevan tiempo.

Requisitos técnicos que debe cumplir tu software

El Reglamento establece una lista de requisitos concretos que debe cumplir cualquier sistema informático de facturación. Los más relevantes para una pyme:

• Registro inalterable: el sistema no puede permitir modificar ni eliminar una factura ya registrada sin dejar huella auditable.
• Hash encadenado: cada registro de factura incluye un código SHA-256 que incorpora el hash de la factura anterior, creando una cadena verificable.
• Huella temporal: cada factura debe quedar marcada con la fecha y hora de emisión, no de envío.
• Firma electrónica del registro: el software debe firmar digitalmente cada registro de facturación con un certificado válido.
• Conservación mínima de 4 años: los registros deben mantenerse accesibles durante ese periodo.
• Interoperabilidad con la AEAT: si se opta por el modo Verifactu, el sistema debe conectar con los servicios web de la Agencia Tributaria mediante API REST documentada.

Un sistema que solo genera PDFs de facturas sin registro encadenado no cumple Verifactu, aunque el PDF tenga firma electrónica.

Qué pasa si no cumples

La Ley 11/2021 fija sanciones específicas:

• Usar software que permita llevar contabilidades paralelas o alterar registros: multa de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal.
• No conservar los registros en el formato exigido: sanción adicional por incumplimiento formal.
• En caso de inspección, la carga de la prueba recae sobre la empresa: si tu sistema no genera registros verificables, Hacienda puede presumir manipulación.

Estas sanciones se aplican tanto al contribuyente que usa el software como, en algunos supuestos, al fabricante o distribuidor del mismo.

Cómo adaptar tu operativa sin perder tiempo

El primer paso es saber exactamente qué sistema usas para emitir facturas y si ese sistema ya está adaptado o tiene fecha confirmada de actualización.

Hay tres situaciones habituales en pymes:

1. Usas un ERP o software de gestión con módulo de facturación: contacta con tu proveedor y pide por escrito la fecha en que el sistema cumplirá Verifactu. Si no tiene respuesta clara antes de septiembre de 2025, empieza a explorar alternativas.

2. Usas Excel, Word o cualquier herramienta no específica de facturación: esas herramientas no pueden cumplir Verifactu. Necesitas migrar a un sistema que sí lo haga.

3. Tienes un software a medida desarrollado internamente o por un tercero: el equipo técnico responsable debe adaptar el sistema a los requisitos del Real Decreto 1007/2023. No es un trabajo menor: requiere rediseñar el modelo de datos de facturación y añadir los procesos de hash, firma y envío.

En Rowan Tech desarrollamos software a medida para pymes españolas con el cumplimiento de Verifactu integrado desde el diseño, no como parche posterior. Nuestro módulo de facturación dentro de Rowan ERP gestiona el encadenamiento de registros, la firma digital y la conexión con la AEAT sin que tengas que tocar nada manualmente.

Si tienes un sistema legacy que no puede actualizarse, podemos construir una capa de integración que lo conecte con el registro Verifactu sin obligarte a reemplazar todo lo que ya funciona.

Lo que no recomendamos: esperar a que tu proveedor actual “lo solucione solo” sin una fecha concreta. Enero de 2026 llega rápido y una migración de facturación necesita tiempo de prueba real con tus datos.

TL;DR

• Verifactu obliga a registrar cada factura con un hash encadenado e infalsificable; no es lo mismo que factura electrónica.
• Afecta a la mayoría de empresas y autónomos en régimen general del IVA que usen software para facturar; quedan fuera los acogidos al SII y los Territorios Forales.
• El plazo para los contribuyentes es el 1 de enero de 2026; los fabricantes de software debían estar listos en julio de 2025.
• Incumplir puede suponer multas de hasta 50.000 euros por ejercicio y problemas graves en una inspección fiscal.
• Si tu software actual no tiene fecha confirmada de adaptación, no esperes: el proceso de migración o integración lleva tiempo.

Lecturas recomendadas

• Rowan ERP: gestión de facturación y compras para pymes
• RowanSign: firma digital de albaranes con validez legal
• Desarrollo de software a medida para pymes españolas